Kasy fiskalne online w firmie

Od 1 stycznia 2023 roku, zgodnie z obowiązującymi przepisami w sprzedaży dostępne są wyłącznie kasy oraz drukarki fiskalne online. Dostępne dotychczas w ofercie kasy z kopią elektroniczną utraciły homologację i zostały wycofane ze sprzedaży.

Aby przybliżyć temat rozpoczęcia ewidencjonowania  sprzedaży na kasach fiskalnych online poniżej zamieszczamy 7 głównych zagadnień poruszanych przez naszych dotychczasowych Klientów.  


Kasy fiskalne online Żywiec

1. Co to są kasy fiskalne online?

Kasy fiskalne online umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). CRK prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie, informacje o przeglądach okresowych.

Zapoznaj się z naszą ofertą kas i drukarek fiskalnych online.

2. Obowiązek ewidencjonowania z wykorzystaniem kasy online

Kasę online muszą posiadać firmy, które:

  • świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów

  • sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych

  • świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania

  • sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych

  • świadczą usługi:
    – fryzjerskie
    – kosmetyczne i kosmetologiczne
    – budowlane
    – w zakresie opieki medycznej
    – prawnicze
    – związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

3. Ulga na zakup kasy fiskalnej

Ulga wynosi 90% ceny netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Przedsiębiorcy, którzy zakupią kasę online i zaczną jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup.

Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT (czynni podatnicy VAT), jak i zwolnionych z tego obowiązku (bierni podatnicy VAT).

Otrzymasz ulgę, jeśli:

  • twoja firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie on-line

  • twoja firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używałeś kasy fiskalnej, ale zdecydowałeś, że będziesz prowadził taką ewidencję na kasie on-line.

4. Zwrot ulgi za zakup kasy

Prawidłowe użytkowanie kasy wiąże się z określonymi obowiązkami. Jeśli ich nie dopełnisz lub przestaniesz używać kasy w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, będziesz zobowiązany do zwrotu ulgi uzyskanej na zakup kasy.

Stanie się tak, jeżeli:

  • przestaniesz używać kasy fiskalnej (na przykład zamkniesz firmę, ogłosisz jej upadłość lub sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie prowadził sprzedaży na rzecz osób fizycznych)

  • trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewniasz połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną on-line a Centralnym Repozytorium Kas

  • nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego).

5. Jak rozpocząć pracę z kasą fiskalną?

Przed rozpoczęciem użytkowania kasy bez względu na jej rodzaj musisz przeprowadzić fiskalizację i uzyskać numer ewidencyjny.

Fiskalizacja umożliwia poprawną rejestrację transakcji sprzedaży i wystawianie paragonów. W pamięci kasy zostają wówczas zapisane jej dane identyfikujące. Fiskalizację przeprowadza upoważniony serwisant.

W przypadku kas online potwierdzeniem fiskalizacji jest wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji, który zostanie automatycznie przesłany do Centralnego Repozytorium Kas (raport ten w wersji papierowej jest dołączany do książki kasy).

6. Integracja z terminalem kart płatniczych

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek używania w swojej firmie kas online, będą musieli połączyć posiadane kasy z terminalem płatniczym, według protokołu FROB (od nazwy Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego).

Oznacza to w praktyce, że jeżeli używasz kas online i posiadasz w swojej firmie terminal, zobowiązany jesteś do jego zintegrowania z kasą fiskalną najpóźniej do dnia 1 stycznia 2025r. 

W razie potrzeby zapewniamy również integrację z terminalami płatniczymi Polcard.

7. Najważniejsze obowiązki posiadacza kasy online

Stałe połączenie z internetem

Kasa musi pracować w trybie on-line. Jeśli nie masz takiego połączenia, wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych.

Wystawianie i wydawanie paragonów

Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym.

Kontrola poprawności pracy kasy

Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skontaktuj się z serwisantem.

Archiwizacja danych

Wszystkie dane z kasy fiskalnej są przesyłane na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane. Nie ma obowiązku archiwizacji.

Raport dobowy i miesięczny

Raport dobowy – obowiązkowy, wykonywany na koniec dnia pracy, w którym zarejestrowana została sprzedaż.

Raport miesięczny – drukowany po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.

Przeglądy techniczne kasy

Co najmniej raz na 2 lata zrób przegląd kasy fiskalnej u serwisanta. Termin ten jest liczony od dnia fiskalizacji kasy lub ostatniego obowiązkowego przeglądu.

Przechowywanie książki kasy (dokumentacja książki kasy)

Masz obowiązek przechowywać książkę kasy fiskalnej w miejscu jej użytkowania